PREGUNTAS FRECUENTES

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¿Cuál es la diferencia entre La Factura Electrónica actual, generada a través de sistemas administrativos y la nueva factura electrónica?


La Factura electrónica que se genera a través del sistema administrativo que se viene empleando desde hace unos años en Colombia, obedece al Decreto 1929 del año 2007, en donde sólo se indica que el documento debe ser expedido, entregado, aceptado y conservado a través de un procedimiento y tecnología de información en donde se garantice su autenticidad e integridad, pero el formato no estaba especificado.

La nueva Factura Electrónica si tiene un formato definido por la DIAN, se trata de un archivo XML, firmado electrónicamente a través del certificado digital del emisor y dicho formato sigue lo establecido en la Resolución 0019 emitida en el año 2016.


¿Cuáles son los puntos más importantes de la Resolución 0019?


El pasado 24 de febrero del 2016 se publicó la Resolución 000019 que establece un sistema técnico de control para la factura electrónica acorde con el Decreto 2242, señala los procedimientos que deben agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto y dispone otros aspectos en relación con la factura electrónica. Entre ellos está:

  • El formato estándar XML de la factura electrónica, las notas débito y crédito.
  • La habilitación de los facturadores electrónicos.
  • El sistema de numeración consecutivo autorizado por la DIAN para garantizar la unicidad de la factura.
  • El Formato del Código único de factura electrónica (CUFE) y el UUDI (para notas de crédito y débito), que se obtendrá a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de los documentos, partiendo de una clave de control impuesta por la DIAN.
  • El formato de firma electrónica que los documentos generados deben incluir para garantizar la autenticidad e integridad de los mismos.

  • La autorización de los proveedores tecnológicos por parte de la DIAN y las condiciones para obtenerla.
  • El formato opcional de rechazo de la factura electrónica por parte del adquirente, cuando sea del caso.
  • Los formatos alternativos de acuse de recibo.

¿ Porque Utilizar el método de Factura Electrónica ?


  • Disminución costos.
  • Optimización de espacio de almacenamiento.
  • Facilidad en las transacciones.
  • Mejora los procesos de negocio en las empresas.
  • Facilita la trazabilidad y seguridad de operaciones.
  • Mejora el control empresarial.
  • Mejora la competitividad del país.
  • Disminución del uso de papel y consumibles, siendo amigable con el medio ambiente.


¿The Factory HKA Colombia SAS participó en el Plan Piloto De Factura Electrónica?


Si, efectivamente The Factory HKA Colombia SAS participó como Empresa Voluntaria en el plan Piloto organizado por la DIAN, el mismo duró desde el 15 de mayo hasta el 25 de octubre de 2016.

Durante el plan piloto la DIAN logró probar las condiciones técnicas y funcionales de interoperabilidad entre las soluciones tecnológicas de facturación electrónica y el sistema técnico de control para la factura electrónica.

El Plan Piloto contó con la participación de 59 empresas voluntarias de diversos sectores de la economía y distintas ciudades del país, con el propósito de integrar un grupo diversificado de compañías con diferentes capacidades técnicas y operativas.

¿Cuáles son los plazos para Facturar Electrónicamente?


Para quienes seleccionen la DIAN

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10° del Decreto 2242 de 2015 las resoluciones de la DIAN que fijen los seleccionados obligados a facturar electrónicamente entrarán en vigencia en un plazo no inferior a tres (3) meses después de su publicación en el Diario oficial, lo anterior, sin perjuicio del plazo adicional de tres (3) meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto Tributario para que la DIAN pueda hacer exigible la facturación electrónica.


Para quienes opten voluntariamente por habilitarse a facturar electrónicamente

Luego de manifestar su interés de facturar electrónicamente, dispondrá de 3 meses para realizar las pruebas de habilitación en el servicio dispuesto por la DIAN. Luego de superarlas satisfactoriamente deberá iniciar a facturar dentro de los tres meses luego de notificada la resolución que le establece la obligación.


¿Cómo puedo ofrecerme como voluntario para Facturar Electrónicamente?


Debes manifestar ante la DIAN por medio escrito su intención de facturar electrónicamente de manera voluntaria



¿Una Factura en formato PDF firmado, o escaneado se considera una Factura Electrónica?


No, la factura electrónica es según la legislación actual, un documento en formato XML se envía la información de la factura y es firmado con el Certificado Digital del Contribuyente, garantizando la autenticidad de su origen, integridad de su contenido y el no repudio. La factura entonces puede ser generada, transmitida y conservada utilizando medios electrónicos.

Se puede generar en formato PDF una representación impresa de la factura electrónica sin valor fiscal, para que el adquiriente pueda cotejar de forma rápita los datos de su compra.

¿Se obliga a conservar una copia física de la Factura Electrónica?


No, la conservación debe ser en forma electrónica y se refiere al archivo XML, este debe ser conservado por 5 años..

¿Se debe solicitar autorización de numeración para las notas de crédito?


No, la numeración entregada por la DIAN es para ser utilizada en las Facturas de venta y exportación; la numeración de las notas de crédito, débito y facturas de contingencia debe ser generada y administrada por el emisor.


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